Formal correspondence
Write the follow-up letter that matches the meeting record.
Write to Associazione Orizzonte
You are Davide on 9 April. Write a 180–230-word Italian formal letter to Associazione Orizzonte. Include an object line and respectful opening. Refer to its 3 April request for the civic hall and the committee meeting of 8 April. State that the decision was deferred. Request a detailed cost estimate and an access plan by 15 April at 17:00. Explain that the office will acknowledge receipt and check completeness, while the committee plans to review the application by 22 April. Explicitly state that the hall is not reserved and no approval has been granted. Close by offering clarification without promising a favourable result.
- Oggetto: integrazione della richiesta di utilizzo della sala civica.· Subject: additional documents for the civic hall request.
- Spettabile Associazione Orizzonte,· Dear Orizzonte Association,
- Si richiede l’invio del preventivo dettagliato e del piano di accesso.· Submission of the detailed estimate and access plan is requested.
- La decisione è stata rinviata nella riunione dell’otto aprile.· The decision was deferred at the 8 April meeting.
Check register and operational meaning
Use two nominalisations and one formal impersonal construction, but name the actor for each next step. Do not mix the singular courtesy form Lei with plural Voi in the same letter; “si invita l’associazione” is a consistent alternative. Revise first for facts, dates, and decision status, then for form, syntax, and closing. A receipt acknowledgement must never read like a hall reservation or workshop approval.
- La verifica della completezza sarà svolta dall’ufficio.· The completeness check will be performed by the office.
- Il comitato prevede la valutazione della richiesta entro il ventidue aprile.· The committee plans to assess the request by 22 April.
- Si precisa che la sala civica non è stata riservata.· It is clarified that the civic hall has not been reserved.
- Restiamo a disposizione per eventuali chiarimenti.· We remain available for any clarification.
In context
The words of this lesson in sentences from other C1 lessons.
- L’associazione ha presentato una richiesta, non una prenotazione.· The association submitted a request, not a booking.Tappa 3 · A formal meeting and written decision
- L’associazione ha presentato una richiesta il tre aprile.· The association submitted a request on 3 April.Tappa 3 · Administration and professional procedure
- L’associazione presenta la richiesta. → La presentazione della richiesta spetta all’associazione.· The association submits the request. → Submission of the request is the association’s task.Tappa 3 · Nominalisation
- È necessario che l’associazione presenti entrambi i documenti.· The association must submit both documents.Tappa 3 · Impersonal and formal constructions
- Si invita l’associazione a inviare i due documenti entro le diciassette.· The association is invited to send the two documents by 17:00.Tappa 3 · Impersonal and formal constructions
- L’associazione trasmetterà le integrazioni entro il quindici aprile.· The association will send the additions by 15 April.Tappa 3 · Official document
- Dichiaro aperta la riunione. Esaminiamo la richiesta dell’Associazione Orizzonte per quattro laboratori gratuiti di alfabetizzazione digitale, previsti di sabato nel mese di maggio. Davide, quali documenti sono nel fascicolo?· I open the meeting. We examine the Orizzonte Association’s request for four free digital-literacy workshops planned for Saturdays in May. Davide, which documents are in the file?Tappa 3 · Professional meeting
- È opportuno. Si richieda all’associazione la trasmissione del preventivo dettagliato e del piano di accesso entro il quindici aprile alle diciassette. È una richiesta di integrazione, non un rigetto.· That is appropriate. Let us request that the association send the detailed estimate and access plan by 15 April at 17:00. This is a request for additional documents, not a rejection.Tappa 3 · Professional meeting
- Provvederò. Nel verbale registrerò soltanto la richiesta di integrazione e il termine fissato. La comunicazione all’associazione riprenderà gli stessi dati, così che il documento interno e la lettera non si contraddicano.· I will do so. In the minutes I will record only the request for additional documents and the deadline. The letter will use the same facts so the internal record and letter do not conflict.Tappa 3 · Professional meeting
- La trasmissione spetta all’associazione.· The association is responsible for sending the documents.Tappa 3 · Professional meeting