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Professional meeting

Follow a formal discussion from missing documents to a deferred decision.

Full recording

Listen once without subtitles, then turn on the Italian subtitles (CC) or follow the transcript below.

Riunione dell’8 aprile: richiesta della sala civica

  • Lucia: Dichiaro aperta la riunione. Esaminiamo la richiesta dell’Associazione Orizzonte per quattro laboratori gratuiti di alfabetizzazione digitale, previsti di sabato nel mese di maggio. Davide, quali documenti sono nel fascicolo?

    I open the meeting. We examine the Orizzonte Association’s request for four free digital-literacy workshops planned for Saturdays in May. Davide, which documents are in the file?

  • Davide: È pervenuta una sintesi del progetto il tre aprile. Non risultano allegati un preventivo dettagliato dei costi né un piano di accesso alla sala. Non risulta neppure una prenotazione dello spazio.

    A project summary arrived on 3 April. No detailed cost estimate or hall access plan is attached. No reservation of the space is recorded either.

  • Lucia: Dunque possiamo discutere lo scopo dei laboratori, ma non completare la valutazione della richiesta. Mi conferma che la sintesi non contiene già quelle due informazioni in forma sufficiente?

    So we can discuss the purpose of the workshops, but cannot complete the assessment. Do you confirm that the summary does not already contain those two items in sufficient form?

  • Davide: Confermo. La sintesi descrive le attività, non le singole voci di costo né il modo in cui i partecipanti raggiungerebbero e userebbero la sala. Propongo di indicare i due allegati separatamente.

    I confirm. The summary describes activities, not individual costs or how participants would reach and use the hall. I propose listing the two attachments separately.

  • Lucia: È opportuno. Si richieda all’associazione la trasmissione del preventivo dettagliato e del piano di accesso entro il quindici aprile alle diciassette. È una richiesta di integrazione, non un rigetto.

    That is appropriate. Let us request that the association send the detailed estimate and access plan by 15 April at 17:00. This is a request for additional documents, not a rejection.

  • Davide: Annoterò che la decisione è rinviata. Quando arriveranno gli allegati, l’ufficio confermerà la ricezione e verificherà che siano presenti entrambi. Devo precisare nella lettera che la conferma non equivale all’approvazione?

    I will record that the decision is deferred. When the attachments arrive, the office will acknowledge receipt and check that both are present. Should I clarify in the letter that acknowledgement does not equal approval?

  • Lucia: Sì, è essenziale. Chi legge non deve pensare che l’invio dei documenti riservi automaticamente la sala. Il comitato prevede di riesaminare la richiesta entro il ventidue aprile, dopo la verifica.

    Yes, that is essential. The reader must not think sending the documents automatically reserves the hall. The committee plans to review the request by 22 April, after the check.

  • Davide: Allora distinguerò tre passaggi: ricezione, verifica della completezza e valutazione nel merito. La comunicazione dell’esito verrà soltanto dopo una decisione del comitato. Per ora non scriverò che i laboratori sono autorizzati.

    Then I will distinguish three stages: receipt, completeness check, and assessment. Communication of the result will come only after a committee decision. For now I will not write that the workshops are authorised.

  • Lucia: Esatto. Usi una formula chiara: “Si precisa che la sala civica non è stata riservata e che il comitato non ha concesso alcuna approvazione nella riunione odierna”.

    Exactly. Use a clear formula: “The civic hall has not been reserved and the committee has not given approval at today’s meeting.”

  • Davide: Nella comunicazione inserirò l’oggetto, la data della riunione, l’elenco dei documenti richiesti, la scadenza e i passaggi successivi. Eviterò il vago “si procederà”, perché l’ufficio e il comitato hanno compiti diversi.

    I will include the subject, meeting date, requested documents, deadline, and next steps. I will avoid vague wording because the office and committee have different tasks.

  • Lucia: Bene. Il verbale deve riportare anche che il progetto resta in esame. Se gli allegati arriveranno, il comitato li valuterà; oggi non possiamo anticipare quale sarà l’esito.

    Good. The minutes must also say that the project remains under review. If the attachments arrive, the committee will assess them; today we cannot predict the outcome.

  • Davide: Per maggiore precisione scriverò che l’ufficio controlla la presenza degli allegati, mentre il comitato giudica il contenuto della richiesta. Una pratica completa può comunque ricevere una decisione negativa.

    For precision I will write that the office checks the presence of attachments, while the committee judges the application itself. A complete file can still receive a negative decision.

  • Lucia: Confermo il rinvio. La prego di preparare la lettera sulla base di questi punti e di riportarmi la bozza. Non invii alcuna formula che possa essere letta come autorizzazione alla sala.

    I confirm the deferral. Please prepare the letter on this basis and bring me the draft. Do not send wording that could be read as authorisation of the hall.

  • Davide: Provvederò. Nel verbale registrerò soltanto la richiesta di integrazione e il termine fissato. La comunicazione all’associazione riprenderà gli stessi dati, così che il documento interno e la lettera non si contraddicano.

    I will do so. In the minutes I will record only the request for additional documents and the deadline. The letter will use the same facts so the internal record and letter do not conflict.

First pass: who does what?

This fictional meeting transcript takes place on 8 April 2026. Listen to the full recording and track Lucia, the committee president, and Davide, its secretary. Mark the two missing attachments, the 15 April 17:00 deadline, the planned review by 22 April, and the exact decision: the application is deferred, not approved or rejected.

  • Prendiamo atto della sintesi ricevuta il tre aprile.· We note the summary received on 3 April.
  • Il preventivo dettagliato non è allegato.· The detailed cost estimate is not attached.
  • Si richiede anche il piano di accesso.· The access plan is also requested.
  • La decisione è rinviata.· The decision is deferred.

Second pass: formal process language

Listen for nominalisations (trasmissione, verifica, valutazione, comunicazione) and impersonal constructions (si richiede, si precisa). Rephrase them with active subjects. Lucia and Davide distinguish a receipt from a check, a check from evaluation, and evaluation from approval. Practise reading the formal turns aloud; there is no recorded voice yet.

  • La trasmissione spetta all’associazione.· The association is responsible for sending the documents.
  • L’ufficio effettuerà la verifica della completezza.· The office will perform the completeness check.
  • Il comitato svolgerà la valutazione nel merito.· The committee will assess the application itself.
  • La conferma di ricezione non comunica un esito favorevole.· Acknowledgement of receipt does not communicate a positive outcome.

In context

The words of this lesson in sentences from other C1 lessons.